O Custo Oculto da Guarda dos
Documentos nas Instituições
Ainda é comum encontrar instituições que mantêm seus documentos organizados em arquivos físicos. Embora a prática seja comum em diversas organizações, esse tipo de método pode causar prejuízos para o negócio.
Vivemos em uma era digital, onde a agilidade e a eficiência são essenciais para o sucesso das empresas. No entanto, muitas organizações ainda resistem à transição completa para o ambiente digital, mantendo documentos físicos. Este artigo busca explorar os custos, riscos e desafios associados à persistência dessa prática, abordando desde a operação até a morosidade na localização de documentos.
1. Custo com Operação:
Manter documentos físicos demanda recursos significativos, desde o espaço físico para armazenamento até o tempo dedicado à organização e manutenção. Gastos com arquivos, prateleiras, pastas e outros materiais são constantes. Além disso, a busca manual por documentos pode consumir horas valiosas da equipe.
- Dificuldades na organização física: Explorar os desafios enfrentados na manutenção de um sistema de arquivamento físico, incluindo o risco de extravio e deterioração de documentos.
- Tempo perdido na busca: Analisar como a busca manual afeta a produtividade, identificando as oportunidades de ganho de eficiência.
2. Custo com Funcionários:
A alocação de recursos humanos para lidar com documentos físicos é um fator crítico. Os colaboradores dedicam tempo precioso à organização, arquivamento e busca manual, quando poderiam estar focados em tarefas mais estratégicas e produtivas.
- Treinamento e especialização: Avaliar os custos associados ao treinamento de funcionários para lidar com documentos físicos, considerando a necessidade de especialização para evitar erros.
- Potencial de automação: Explorar soluções tecnológicas que podem automatizar tarefas relacionadas à gestão de documentos, liberando recursos humanos para atividades mais estratégicas.
3. Gestão do Tempo e Morosidade na Localização de Documentos:
A busca manual por documentos físicos é notoriamente demorada e sujeita a erros. A morosidade na localização pode impactar a tomada de decisões, prejudicar a eficiência operacional e resultar em oportunidades perdidas.
- Impacto na tomada de decisões: Destacar situações em que a demora na localização de documentos físicos afeta diretamente a capacidade de tomar decisões rápidas e informadas.
- Vantagens da gestão digital: Apresentar as vantagens de adotar soluções de gestão documental digital, incluindo a busca rápida, a organização eficiente e a acessibilidade remota.
4. Riscos Associados à Manutenção de Documentos Físicos:
Além dos custos tangíveis, existem riscos significativos associados à manutenção de documentos físicos, como perdas por desastres naturais, deterioração ao longo do tempo e vulnerabilidades à segurança da informação.
- Riscos de segurança: Abordar os desafios relacionados à segurança de documentos físicos, destacando como a digitalização pode proporcionar uma gestão mais segura e controlada.
- Resiliência a desastres: Explorar como a manutenção de documentos físicos pode ser vulnerável a desastres naturais e como a gestão digital oferece soluções mais resilientes.
Enfim, em um mundo cada vez mais digital, a manutenção de documentos físicos pode ser um fardo oneroso para as empresas. Os custos, riscos e desafios associados destacam a importância de considerar a transição para soluções de gestão documental digital. Ao abraçar a transformação digital, as empresas podem ganhar eficiência, reduzir custos operacionais e mitigar riscos, fortalecendo assim sua posição competitiva no mercado.