A gestão documental é uma peça fundamental para garantir transparência, eficiência e responsabilidade. Desde a produção até o arquivamento, cada etapa do ciclo de vida dos documentos desempenha um papel crucial na governança e na prestação de contas.

A Comissão de Cultura da Câmara dos Deputados realizou, no dia 10 de abril, audiência pública para debater o aperfeiçoamento da Lei de Arquivos de modo a assegurar a proteção do patrimônio histórico, artístico e cultural brasileiro.

Descubra por que o Gerenciamento de Arquivos e Documentos é Vital: Garanta Eficiência, Conformidade e Segurança com Documentos Digitalizados e Indexados em nosso Artigo Exclusivo! Saiba como o cumprimento do Decreto 10278 e da LGPD pode transformar a gestão documental da sua organização.

A era digital trouxe consigo inúmeros benefícios, incluindo a facilidade de armazenar e compartilhar documentos de forma rápida e eficiente. No entanto, essa praticidade também trouxe desafios, especialmente na autenticidade de documentos digitais.

O Decreto nº 10.278/2020 – que também está sendo chamado de lei de digitalização de documentos – prevê que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Adotando garantias na transição do meio físico para o meio digital.

A digitalização de documentos é uma prática dos tempos modernos que vem sendo adotada pelas Instituições. O processo de digitalização passa os documentos físicos para o formato digital , ou seja, torná-los arquivos eletrônicos

Criado pela Resolução Conarq nº 43/2015, estabelece diretrizes para a preservação digital e o acesso a documentos arquivísticos eletrônicos, promovendo a segurança e confiabilidade das informações ao longo do tempo.

Ainda é comum encontrar instituições que mantêm seus documentos organizados em arquivos físicos. Embora a prática seja comum em diversas organizações, esse tipo de método pode causar prejuízos para o negócio.

Na prática, a Teoria das Três Idades cria as condições necessárias para gerenciar o ciclo de vida de um documento, se baseando na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso e armazenamento

O Gerenciamento Eletrônico de Documento é uma peça fundamental para o funcionamento eficiente de qualquer instituição, principalmente permitindo o uso da tabela de temporalidade.

A gestão documental eficiente é um elemento crucial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer organização. A negligência nesse aspecto pode resultar em uma série de riscos que vão além do que os olhos podem ver.

A digitalização e o armazenamento em nuvem têm se tornado uma ótima opção, pois dessa maneira as instituições podem guardar e proteger os seus documentos, minimizando o risco de perda.

Segundo levantamentos da PwC e do Radicati Group, a falta de gestão dos documentos gera uma verdadeira tragédia na gestão do tempo.

O descarte de documentos deve ser feito com cuidado, especialmente quando se trata de informações sensíveis ou confidenciais. Existem legislações específicas que regem o descarte de documentos.

Uma tabela de temporalidade é uma ferramenta auxiliar da gestão de documentos.

Sim, documentos digitalizados podem ter validade jurídica, desde que atendam aos requisitos estabelecidos pelas leis e regulamentações específicas (Decreto 10278/2020).

Documentos físicos e digitais são duas formas distintas de armazenar informações, e a principal diferença entre eles está no meio em que estão registrados e nas características associadas em cada.