O termo Gestão Eletrônica de Documentos ou GED refere-se a tecnologias que facilitam o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação de informações existentes de determinada empresa. Os sistemas de GED permitem que seus usuários acessem os documentos processados por essas tecnologias de forma segura e rápida. Isso pode ser feito até mesmo por meio de um navegador da web, permitindo a visualização desses documentos em qualquer lugar do mundo sem grandes complicações. Desta forma, é possível facilitar o trabalho de inúmeros colaboradores, que não vão precisar sair de seus locais de trabalho para acessar os documentos, tendo em vista que estes já foram previamente digitalizados, o que evita problemas decorrentes da danificação de suas versões físicas.

Na parte de gestão documental, a Valeriote é responsável por prestar serviços relacionados à organização, armazenamento e acesso a documentos de diversas organizações. Sua principal função consiste em transformar documentos criados em papel para arquivos digitais, otimizando a localização deles através do(s) índice(s) cadastrados.

A contratação de uma empresa que atua na área de gestão documental facilita a administração das informações das organizações, garantindo que os documentos estejam facilmente acessíveis quando necessários, além de assegurar sua segurança, rastreabilidade, confiabilidade e confidencialidade. Essa gestão é essencial para empresas e órgãos públicos de todos os segmentos, pois permite ganhos em produtividade, eficiência e redução de custos. Além disso, os documentos digitais possuem validade jurídica(desde seguindo legislação vigente). Desta maneira, o uso do documento físico é quase zero e só fica necessário em alguns casos legais.

Essa tecnologia possibilita que, por meio de seus computadores ou dispositivos móveis, e de forma dinâmica e totalmente segura, os usuários consigam acessar qualquer tipo de informação ou documento disponibilizado na rede. Para isso, é necessário apenas apresentar a autorização prévia dos gestores e os dados corretos de acesso.

Para que um sistema de GED seja realmente eficiente, é necessário que ele conte com algumas características fundamentais. Confira quais são:

• ferramentas que permitam a captura, o carregamento e a pesquisa de informações no sistema;
• métodos de armazenamento e arquivamento de documentos;
• capacidade de suportar e administrar qualquer conformidade ou requisitos legais, como os da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais);
• organização de documentos por meio de sistemas de indexação;
• segurança e controle de acesso para impedir acessos não autorizados a dados;
• um sistema de auditoria para permitir o rastreamento do ciclo de vida do documento;
• permita o compartilhamento automático de documentos para pessoas ou departamentos.

Os processos para uma ter seus documentos em um GED são:

Quais são os principais objetivos da gestão de eletrônica de documentos?

• Padronizar procedimentos para classificação, transferência, guarda e descarte de documentos;
• Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos da empresa;
• Melhorar a segurança ao acesso das informações;
• Proporcionar economia ao racionalizar a produção documental;
• Agilizar e melhorar o processo decisório;
• Controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos;
• Preservar o patrimônio documental histórico.

 

Vantagens

• Preservação do documento original;
• Segurança do Acervo;
• Redução de custos com área utilizada, de cópias e custos com pessoal;
• Controle na localização dos documentos;
• Proteção contra perda do documento;
• Controle de acesso aos documentos;
• Conservação dos "originais";
• Múltipla indexação;
• Encontrar o que procura de forma simples e rápida;
• Aumenta a visibilidade sobre o controle dos arquivos;

A Gestão Eletrônica de Documentos está diretamente conectada com uma gestão de qualidade, que gera produtividade, pois proporciona para as empresas foco nas atividades que realmente são importantes para o seu negócio, gastando energia para melhorá-lo

Fundamentação Legal

• Lei Federal nº 8159 / 1991 -   Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e provados e dá outras providências;
• Decreto 4.073/2002 - Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
• Resolução Nº 27, de 16 de Junho de 2008  - Dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas. Com o surgimento da Lei 12.527, de 2011, a Lei de Acesso à Informação, houve a regulamentação do direito constitucional de acesso às informações públicas e o dever de ofício da Administração Pública de promover a transparência de seus atos para a sociedade. Assim, a importância de organizar, divulgar e de preservar as informações arquivísticas ganhou uma grande relevância e a implementação de um sistema informatizado;
• Lei Federal nº 12.527 / 2011 -  que regula o acesso a informações contidas em documentos produzidos ou custodiados pelos órgãos e entidades que integram a Administração Pública;
• Decreto nº 43.597 / 2012 – Regulamenta o procedimento de acesso a informações previsto nos artigos 5º, XXXIII, e 216, § 2º, da Constituição da República, e na Lei Federal nº 12.527 / 2011.
• Lei Federal nº 12.682/2012  - Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
• Lei Federal nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);
• Decreto nº 10.148/2019 - Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências;
• Lei Federal 13.874/2019 – Institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica; estabelece garantias de livre mercado; altera as Leis nos 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), 6.404, de 15 de dezembro de 1976, 11.598, de 3 de dezembro de 2007, 12.682, de 9 de julho de 2012, 6.015, de 31 de dezembro de 1973, 10.522, de 19 de julho de 2002, 8.934, de 18 de novembro 1994, o Decreto-Lei nº 9.760, de 5 de setembro de 1946 e a Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943; revoga a Lei Delegada nº 4, de 26 de setembro de 1962, a Lei nº 11.887, de 24 de dezembro de 2008, e dispositivos do Decreto-Lei nº 73, de 21 de novembro de 1966; e dá outras providências. (Lei Liberdade Econômica)
• Decreto nº 10.278/2020 – Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais;
• Lei nº 14.063/2020 - Dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos; e altera a Lei nº 9.096, de 19 de setembro de 1995, a Lei nº 5.991, de 17 de dezembro de 1973, e a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;
• Decreto nº 10.543/2020 - Dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas na administração pública federal e regulamenta o art. 5º da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, quanto ao nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em interações com o ente público;
• Conarq - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos- E-Arq Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (E-arq versão 2 – Julho/2020 ) e demais normativas referente a digitalização;