A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer insituição, seja pequena, média ou grande, que lida com documentos. Muitas instituições têm dificuldade para encontrar espaço físico para mantê-los, por isso muitas optam pelo arquivo digital. Com o advento da era digital criou-se a expectativa de eliminação do papel, mas isso está longe de acontecer. A falta de quaisquer documentos exigidos por uma eventual fiscalização poderá acarretar a lavratura de auto de infração com a consequente imposição de multa. Independentemente da forma escolhida, seja o arquivo em papel ou digital, os documentos precisam ser guardados e principalmente, conservados.

Devido a esta falta de local apropriado para o acondionamento de forma correta. Essa massa documental bem como as normas de segurança que obrigam a armazenagem e preservação de documentos de diversos tipos e gêneros por um longo período de tempo. E é aí que o serviço de guarda de documentos pode atuar como aliado na armazenagem desses arquivos tão importantes.

Com a terceirização da guarda de documentos você evita todos esses problemas. A guarda de documentos é um serviço que permite a organização, arquivamento e conservação de todos os documentos de sua instituição. Todos os documentos são catalogados e armazenados de maneira segura, evitando a perca ou extravio de informações e garantindo a durabilidade dos documentos, uma vez que o local de armazenagem é protegido contra a ação da umidade, calor, pragas e qualquer outro fator que possa comprometer a legibilidade dos arquivos. 

Confira algumas vantagens de contratar um serviço especializado em guarda de documentos para instituições de ensino:

• Maior produtividade
• Redução do tempo para localizar determinado documento 
• Melhora a satisfação dos alunos, ao possibilitar a rápida localização do documentos solicitados
• Melhor aproveitamento do espaço físico
• Conservação da memória institucional

Caso haja necessidade de algum documento que esteja sob a guarda terceirizada, poderemos diponibilizar, de acordo com contrato, de forma física ou no formato digital (digitalizado e com validade jurídica) para atender a necessidade do cliente.

Destacamos ainda alguns artigos da Lei Federal nº 8.159/1991:

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.