A área do patrimônio é rica em informações, e, para que essas informações sejam relevantes para a sociedade, é importante que as instituições culturais planejem como, quando e porque as disponibilizar para o público.

A digitalização e a disponibilização na internet das dos acervos históricos possibilitam que um número maior de pessoas tenha acesso às informações geradas, processadas e armazenadas nas instituições.

O uso das tecnologias digitais para promover o acesso aos acervos é o principal argumento que embasa o processo de digitalização e de publicação. A forma como as pessoas buscam informações e como aprendem coisas novas mudou de maneira drástica com a popularização da internet. Mesmo em um país como o Brasil, onde esse acesso ainda não é universal, a tendência é de que se amplie com o passar dos anos.

A utilização da digitalização nos acervos como uma ferramenta se torna essencial devido ao acesso e à difusão dos acervos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, à medida que restringe o manuseio dos documentos originais, constituindo-se como instrumento capaz de garantir o acesso simultâneo local ou remoto aos seus representantes digitais como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos, normalmente fixados em suportes convencionais (papel).

A digitalização e a disponibilização on-line dos documentos históricos devem garantir a preservação do acervo digital, bem como agilizar as consultas e magnificar o universo atendido, posto que os documentos poderão ficar acessíveis não apenas internamente como também para consulta remota através da Internet.

De acordo com manual de RECOMENDAÇÕES PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS PERMANENTES do CONARQ, “A digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão dos acervos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, uma vez que restringe o manuseio aos originais, constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos seus representantes digitais como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos em suportes convencionais, objeto desta recomendação”.

Vale destacar que, na Constituição Federal (BRASIL, 2022a) determina a obrigação da administração pública em promover “a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem” (§ 2º, art. 216). A Lei de Arquivos (nº 8.159/1991) regulamentou o dever do poder público de promover a “gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação” (art. 1º); ainda, assegurou o direito de todos receberem dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos (art. 4º). Mais recentemente, a LAI avançou ao definir mecanismos, procedimentos e prazos para efetivamente viabilizar o direito de acesso à informação..