A gestão documental é uma peça fundamental para garantir transparência, eficiência e responsabilidade. Desde a produção até o arquivamento, cada etapa do ciclo de vida dos documentos desempenha um papel crucial na governança e na prestação de contas.

No contexto político, a implementação de uma política de gestão documental transparente e rigorosa é ainda mais crucial. Ela promove a prestação de contas, o combate à corrupção e o fortalecimento das instituições democráticas. A transparência na gestão dos documentos públicos permite que os cidadãos acompanhem as ações do governo, fiscalizem o uso dos recursos públicos e exerçam seu direito à informação.

Quantas e quais são as fases práticas de uma gestão Documental ?

Destacamos 5 fases:

1. Produção Documental;
2. Tramitação;
3. Uso e Acesso;
4. Avaliação;
5. Arquivamento.

1 - PRODUÇÃO DOCUMENTAL:

Tudo começa na produção de documentos. Desde relatórios de políticas públicas até correspondências oficiais, cada documento gerado possui um valor informativo e histórico. É essencial que os documentos sejam produzidos de forma clara, precisa e datada, para garantir sua autenticidade e relevância futura.

Pode ser físico ou virtual e não necessariamente estar em uma folha de papel.

2 - TRAMITAÇÃO:

À medida que os documentos circulam dentro e entre as instituições políticas, a tramitação adequada é essencial. Isso envolve o encaminhamento correto dos documentos para os departamentos ou indivíduos relevantes, mantendo um registro claro de sua movimentação.

Um sistema eficaz de gestão de documentos garante que nada se perca no processo e que todas as partes interessadas tenham acesso às informações necessárias.

Muito importante que toda a tramitação dos documentos, já estejam mapeadas, evitando que um determinado documento “vá” para um setor que não compete ou mesmo, ir para um setor que não é o “próximo” na cronologia de sua classificação.

3 - USO E ACESSO:

Os documentos políticos devem estar disponíveis para aqueles que deles necessitam, mas também protegidos contra acesso não autorizado.

A Constituição Federal de 1988 garante ao cidadão o acesso aos dados públicos gerados e mantidos pela instituição, bem como a Lei de Acesso à Informação.

A própria Constituição Federal reconhece que a gestão documental é condição necessária ao acesso, em seu art. 216 , § 2º “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

4 - AVALIAÇÃO:

A temporalidade é um conceito muito importante para a gestão de documentos, uma vez que define exatamente a destinação final e quando ela deve ocorrer, para cada tipo de documento.

A Tabela de Temporariedade e Destinação de Documentos, que é Instrumento de destinação, aprovado, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, recolhimento ou descarte de documentos.

Periodicamente, os documentos devem ser avaliados quanto à sua relevância e valor. Alguns podem ser considerados obsoletos e descartados, enquanto outros podem ser preservados permanentemente devido ao seu significado histórico ou legal.

Uma política clara de avaliação garante que os recursos sejam alocados de maneira eficiente e que apenas os documentos mais importantes sejam mantidos.

5 - ARQUIVAMENTO:

Por fim, o arquivamento adequado dos documentos é essencial para garantir sua preservação. Isso inclui a escolha de métodos de armazenamento adequados, como arquivos físicos ou sistemas digitais, e a manutenção de metadados precisos para facilitar a recuperação futura.

Um sistema de arquivamento bem organizado simplifica a pesquisa e promove a transparência, permitindo que os cidadãos e os pesquisadores acessem facilmente os registros públicos.

Nesse sentido que, a gestão documental desempenha um papel fundamental na política, desde a produção até o arquivamento.  Ela é um componente essencial de uma governança transparente e responsável. Seguindo as 5 fases descritas nesta matéria, as organizações políticas podem garantir que os documentos sejam criados, tramitados, utilizados, avaliados e arquivados de maneira eficaz.