Tabela de Temporariedade
Uma tabela de temporalidade é uma ferramenta auxiliar da gestão de documentos.
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD), também conhecida simplesmente como Tabela de Temporalidade, é um instrumento arquivístico utilizado para estabelecer os prazos de guarda e destinação final dos documentos em uma organização. Essa tabela é uma ferramenta fundamental na gestão de documentos e arquivos, pois ajuda a definir por quanto tempo determinados documentos devem ser mantidos antes de serem descartados ou transferidos para um arquivo permanente.
A Tabela de Temporalidade Documental geralmente é elaborada considerando a natureza e o conteúdo dos documentos produzidos pela instituição. Ela leva em conta fatores como valor administrativo, legal, fiscal, histórico e cultural dos documentos. Cada tipo de documento pode ter um prazo específico de guarda, e a tabela pode incluir categorias como documentos correntes, intermediários e permanentes. Essa tabela é um componente fundamental de um sistema de gestão documental, ajudando a definir as políticas e procedimentos relacionados à manutenção e eliminação de documentos.
As tabelas de temporalidade documental têm como principais objetivos:
- Definir o prazo de guarda dos documentos: Elas especificam por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido antes de ser arquivado permanentemente ou eliminado. Isso é importante para cumprir requisitos legais, regulatórios e organizacionais.
- Estabelecer critérios para a destinação final: A tabela determina o que deve acontecer com os documentos após o término do prazo de guarda. Isso pode incluir a transferência para um arquivo histórico, a eliminação segura ou outras ações específicas.
- Promover a organização e a eficiência: Ao categorizar os documentos e definir prazos de guarda claros, a tabela de temporalidade ajuda a manter um sistema de arquivamento organizado e a economizar espaço físico e recursos.
- Garantir a conformidade regulatória: Muitas organizações estão sujeitas a regulamentações que exigem a retenção e a disposição adequada de documentos. Uma tabela de temporalidade documental ajuda a cumprir essas obrigações.
A elaboração de uma tabela de temporalidade documental geralmente envolve uma análise cuidadosa dos tipos de documentos produzidos pela organização, suas funções e importância, bem como as obrigações legais e regulatórias que se aplicam. É um processo que requer colaboração entre profissionais de arquivologia, gestores de documentos e especialistas em conformidade regulatória.
Uma vez estabelecida, a tabela de temporalidade documental serve como um guia para a gestão de documentos ao longo do tempo, ajudando a garantir que os registros sejam mantidos pelo tempo necessário e eliminados de forma adequada quando não forem mais necessários, ao mesmo tempo em que preserva documentos históricos ou importantes para fins legais ou de pesquisa.
Portanto, a Tabela de Temporalidade Documental é uma ferramenta importante para garantir a eficiência na gestão de documentos, assegurando que a organização cumpra as obrigações legais, otimize espaço e recursos e preserve adequadamente documentos de valor permanente. Sua elaboração e atualização são responsabilidades da área de gestão documental, arquivistas e profissionais de arquivo em uma instituição.