Descarte Documento
O descarte de documentos deve ser feito com cuidado, especialmente quando se trata de informações sensíveis ou confidenciais. Existem legislações específicas que regem o descarte de documentos.
O descarte de documentos é um procedimento de destruição de documentos que já cumpriram a sua função (vide matéria sobre tabela de temporariedade) e não apresentam valor histórico ou funcional, tornando-se assim inúteis para os fins que foram criados.
Se considerarmos que cada documento tem um tempo específico para ficar guardado e exercer sua função, podemos imaginar quantos documentos não estão acumulados em gavetas de casas, escritórios, departamentos públicos e etc.
Aqui estão algumas diretrizes gerais para o descarte adequado de documentos:
- Identificação de documentos sensíveis: Primeiro, identifique quais documentos contêm informações sensíveis ou pessoais. Isso pode incluir informações financeiras, médicas, de identificação pessoal, comerciais ou confidenciais.
- Tempo de retenção: Consulte as leis e regulamentos locais para determinar o tempo de retenção necessário para diferentes tipos de documentos. Algumas informações podem precisar ser mantidas por um período específico antes do descarte.
- Destruição segura: Para documentos sensíveis, a destruição segura é essencial. Isso pode ser feito por meio de trituradores de papel, incineração ou outros métodos apropriados. Certifique-se de que os documentos não possam ser facilmente recuperados após a destruição.
- Reciclagem: Para documentos não sensíveis, como materiais de escritório comuns, a reciclagem é uma opção ambientalmente responsável. Certifique-se de remover quaisquer informações pessoais ou sensíveis antes de reciclar.
- Armazenamento temporário seguro: Se você precisa manter documentos por um período antes do descarte, armazene-os de forma segura em um local protegido contra roubo e acesso não autorizado.
- Política de privacidade: Se você é uma empresa ou organização que lida com informações pessoais, é importante ter uma política de privacidade em vigor que inclua diretrizes claras sobre como os documentos sensíveis são tratados, armazenados e descartados.
- Consulte um profissional legal: Se você não tem certeza sobre as leis e regulamentos de retenção e descarte de documentos em sua jurisdição, é aconselhável consultar um advogado ou especialista legal para obter orientação específica.
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), por exemplo, estabelece regras sobre o tratamento de dados pessoais, incluindo a necessidade de proteger essas informações contra acessos não autorizados e o descarte seguro. Além disso, algumas normativas setoriais podem impor requisitos específicos para o descarte de documentos em determinadas áreas, como na área da saúde, financeira, entre outras. Abaixo, informamos de maneira geral, que podem ser aplicáveis, mas recomendamos que verifiquem as regulamentações locais específicas em sua região, principalmente para o segmento de sua instituição.
- Leis de Proteção de Dados:
- Muitos países têm leis de proteção de dados que exigem a proteção e o descarte seguro de informações pessoais. Certifique-se de estar em conformidade com as regulamentações de privacidade de dados relevantes.
- Leis de Arquivamento de Documentos:
- Alguns setores e profissões têm regulamentações específicas sobre a retenção e o descarte de documentos. Por exemplo, instituições financeiras, empresas de saúde e escritórios legais podem ter diretrizes específicas.
- Normas de Segurança da Informação:
- Certifique-se de seguir as melhores práticas de segurança da informação. Isso pode incluir a destruição física segura de documentos sensíveis usando trituradores de papel ou serviços de destruição de documentos.
- Políticas Internas da Empresa:
- As organizações geralmente têm suas próprias políticas internas relacionadas ao descarte de documentos. Essas políticas podem variar de uma empresa para outra, dependendo do setor e das práticas específicas da organização.
- Descarte Ecológico:
- Ao descartar documentos, considere também as práticas ambientalmente sustentáveis. Reciclar papel é uma prática comum e pode ser regulamentada por leis locais de proteção ambiental.
- Contratação de Serviços Especializados:
- Em alguns casos, pode ser apropriado contratar serviços especializados de destruição de documentos. Esses serviços garantem a destruição segura e a conformidade com as leis de privacidade.
Antes de realizar o descarte, é importante revisar e entender as leis e regulamentações aplicáveis em sua área geográfica e setor específico. Consultar um profissional jurídico ou especialista em privacidade de dados também pode ser útil para garantir que você esteja em conformidade com todas as obrigações legais.