Segundo levantamentos da PwC e do Radicati Group, a falta de gestão dos documentos gera uma verdadeira tragédia na gestão do tempo.

Ninguém duvida que os custos com um documento perdido são enormes. Além das situações em que não é possível localizar uma informação importante, o que gera um prejuízo direto, há o desperdício de tempo. Contudo, o que pouca gente sabe é a quantidade real de tempo perdido para localizar um documento, e isso realmente é de assustar qualquer gestor.

Os documentos desaparecem normalmente de três maneiras:

• Em trânsito: o papel caiu do armário ou estava em cima da mesa e voou pela janela. Ou ainda, você foi transportar uma pasta para outro local e o papel acabou caindo no chão e simplesmente sumiu.
• Na bagunça: a confusão originou o “sumiço”. Alguém tirou de uma pasta e colocou no armário. Um colaborador guardou na gaveta em meio a uma pilha de papéis inúteis. Essas confusões são comuns em qualquer empresa e por isso é preciso se blindar contra elas.
• Perdido no armário: é difícil indexar e arquivar manualmente os papéis de maneira correta, por isso, perdas são comuns.

A razão para tantos documentos perdidos é simples. Há muitos papéis em empresas e tempo insuficiente para administrá-los. Por isso, é comum que arquivos sejam enviados para o local incorreto, ou ainda, que sejam redigidos de maneira incorreta, o que irá ocasionar outros erros.

A desorganização dos arquivos faz os gestores perderem, em média, 1 mês do ano na procura por informações armazenadas. Ou seja, dos 12 meses do ano, 1 é completamente perdido.

Os profissionais levam em média entre 5% a 15% do tempo disponível no horário de trabalho para ler informações. Contudo, para procurar tais documentos o tempo pode chegar a 50%.

Documentos perdidos e extraviados tomam 2 horas diárias, em média, dos colaboradores.

Esses dados demonstram o quanto as informações perdidas em desorganizações comprometem a gestão do tempo da empresa. Pense em todas essas horas convertidas em dinheiro. Elas poderiam ter sido gastas em tarefas que realmente geram dinheiro.

Mais dados ...

Já não estamos falando apenas do tempo perdido, mas de dinheiro gasto. Tinta, impressora, luz, papel… enfim. A má gestão de documentos é um gargalo por onde seu dinheiro pode estar indo embora.

Uma pesquisa recente da ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos) aponta o dado alarmante de que, a cada 12 segundos, ao menos um documento é perdido nas empresas brasileiras.

Além disso, os dados também demonstram três pontos fundamentais sobre a necessidade da gestão de documentos:

• Dois terços das informações guardadas por empresas já deveriam ter sido removidas ou destruídas.
• Cada documento é fotocopiado, em média, 19 vezes.
• De cada 10 impressões, 4 são desnecessárias.

Veja abaixo os principais motivos pelos quais os documentos são extraviados!

• Ausência de política de controle de arquivo: Caso não exista uma política clara que regre o trato com essa imensidão de informações produzidas diariamente em uma empresa, é natural que, com o passar do tempo, o acúmulo de papelada comece a causar transtornos — como a perda de arquivos importantes. Pilhas de documentos em locais inadequados, acesso a arquivos por pessoal não autorizado e extravio são alguns dos principais problemas que a falta de regramento ocasiona.
• Espaço físico inadequado para a guarda de documentos: Muitas vezes, é necessário que a empresa reserve andares inteiros para o armazenamento de documentos. Em outros casos, é preciso contratar um depósito para a realocação da papelada. Assim, se não há o amparo especializado para a guarda, é comum que os arquivos sejam mantidos em locais inadequados, de difícil acesso e sujeitos à ação de pragas e da umidade, o que pode resultar na perda do papel.
• Ausência de segurança: A segurança dos arquivos deve ocorrer em pelo menos duas perspectivas: controle de acesso e backup. Muitas vezes, documentos são perdidos porque pessoas sem autorização acabam por manipulá-los incorretamente. Em outros casos, não existe uma cópia digital do arquivo; assim, se algum dano ocorre ao papel, não é possível recuperá-lo.