A gestão documental eficiente é um elemento crucial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer organização. A negligência nesse aspecto pode resultar em uma série de riscos que vão além do que os olhos podem ver.

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, em setembro de 2020, a importância de uma gestão documental adequada tornou-se ainda mais evidente. Empresas que negligenciam esse aspecto estão sujeitas a uma série de riscos que vão desde perda de informações sensíveis até penalidades significativas.

1. Perda de Informações Sensíveis
Uma gestão documental ineficiente pode resultar na perda de documentos cruciais para o funcionamento da empresa. Isso não apenas compromete a eficiência operacional, mas também pode levar à divulgação não autorizada de informações sensíveis, colocando em risco a privacidade dos clientes e colaboradores.
A LGPD exige que as organizações processem dados pessoais de forma segura, e a perda de documentos contendo essas informações pode resultar em sérias consequências legais e financeiras.

2. Exposição a Riscos de Segurança Cibernética
A má gestão documental muitas vezes está associada à falta de segurança cibernética adequada. Documentos não armazenados de maneira segura estão sujeitos a acessos não autorizados, ataques de hackers e vazamentos de dados. A LGPD exige que as empresas implementem medidas de segurança robustas para proteger as informações pessoais, e a negligência nesse aspecto pode resultar em penalidades significativas.

3. Descumprimento da LGPD e Penalidades Associadas
A LGPD estabelece diretrizes claras sobre como as organizações devem coletar, armazenar e processar dados pessoais. Uma gestão documental inadequada que não esteja em conformidade com essas diretrizes coloca a empresa em risco de não conformidade legal. As penalidades para o descumprimento da LGPD incluem multas substanciais, que podem variar de acordo com a gravidade da infração.

4. Impacto na Reputação da Empresa
A perda de dados sensíveis, violações de segurança e a não conformidade com regulamentações podem ter um impacto significativo na reputação da empresa. A confiança dos clientes e parceiros de negócios pode ser abalada, resultando em perda de negócios e danos duradouros à imagem da organização.

Portanto, investir em uma gestão documental eficiente não é apenas uma prática recomendada, mas uma necessidade imperativa para as empresas no cenário regulatório atual, especialmente em relação à LGPD. Além de garantir a conformidade legal, uma gestão documental eficaz contribui para a segurança da informação, protege a privacidade dos dados e fortalece a reputação da empresa no mercado. Diante dos riscos iminentes, as organizações devem priorizar a implementação de práticas robustas de gestão documental para proteger seus ativos mais valiosos: a informação e a confiança de seus stakeholders.