Benefícios do GED na gestão
Documental
O Gerenciamento Eletrônico de Documento é uma peça fundamental para o funcionamento eficiente de qualquer instituição, principalmente permitindo o uso da tabela de temporalidade.
O que é GED?
O GED é um conjunto de práticas e tecnologias que permitem a gestão eficaz dos documentos de uma organização. Ele engloba a digitalização, indexação, armazenamento seguro, recuperação rápida e compartilhamento eficiente de informações. Ao contrário dos métodos tradicionais, que dependem fortemente de papel, o GED oferece uma abordagem eletrônica, reduzindo a dependência de documentos físicos e proporcionando benefícios substanciais.
Benefícios do GED na Gestão Documental:
-
Redução de Custos: A transição para o ambiente digital reduz os gastos com papel, impressão e armazenamento físico. Além disso, a recuperação rápida de documentos diminui o tempo que os funcionários gastam procurando informações, aumentando a produtividade.
-
Eficiência Operacional: Com o GED, os documentos podem ser acessados instantaneamente de qualquer lugar, facilitando a colaboração entre equipes distribuídas. Isso resulta em processos mais ágeis e respostas mais rápidas a demandas internas e externas.
-
Segurança da Informação: O GED oferece recursos avançados de segurança, como controle de acesso, rastreamento de alterações e backup automático. Isso protege os documentos sensíveis e garante conformidade com regulamentações de privacidade.
-
Sustentabilidade Ambiental: A redução do uso de papel e recursos físicos não apenas economiza dinheiro, mas também contribui para a sustentabilidade ambiental, alinhando a organização com práticas ecologicamente responsáveis.
-
Conformidade Regulatória: O GED simplifica a conformidade com regulamentações governamentais e padrões da indústria. A capacidade de rastrear e auditar alterações nos documentos facilita o cumprimento de requisitos legais.
Importância na Eficiência das Instituições:
A implementação eficaz do GED eleva a eficiência operacional das instituições de várias maneiras. Ao eliminar a papelada e simplificar os fluxos de trabalho, as organizações conseguem realocar recursos para atividades mais estratégicas. Além disso, a rápida acessibilidade à informação permite tomadas de decisão mais informadas e ágeis.
A Gestão Eletrônica de Documentos não é apenas uma tendência tecnológica; é uma necessidade para instituições que buscam se destacar em um mundo cada vez mais digital. Investir em GED não apenas aprimora a gestão documental, mas também posiciona a organização para prosperar em um ambiente empresarial dinâmico e competitivo.
GED e a Tabela de Temporalidade:
Um dos elementos essenciais na gestão documental é a tabela de temporalidade. Ela estabelece os prazos de guarda dos documentos, indicando quando um documento pode ser descartado ou arquivado de forma permanente. A integração do GED com a tabela de temporalidade traz benefícios significativos, tais como:
- Cumprimento de Normativas e Regulamentações: Garante que a instituição esteja em conformidade com leis e regulamentações que regem a retenção e descarte de documentos.
- Otimização do Espaço de Armazenamento: Permite a liberação de espaço no sistema de armazenamento eletrônico, mantendo apenas os documentos relevantes e necessários.
- Auditoria e Transparência: Facilita a auditoria interna e externa, demonstrando a conformidade da instituição com as políticas de gestão documental.
Portanto, o GED é uma ferramenta essencial para modernizar a gestão documental, proporcionando benefícios tangíveis que vão além da simples organização de arquivos. A transição para um ambiente digital não só impulsiona a eficiência operacional, mas também fortalece a posição das instituições no cenário empresarial contemporâneo. Ao adotar o GED, as organizações não apenas otimizam seus processos, mas também se preparam para enfrentar os desafios do futuro com agilidade e inovação.